Project Coordinator – Aide de projet, Expert Deployment Mechanism – Climate Action in Africa (EDM-CAA)

Permanent Full Time
Posted 1 month ago
Version française à suivre

Position: Project Coordinator

Application Deadline: November 16, 2022

Employment Type:  Permanent Full Time

Location: Gatineau, Quebec

Reports to: Project Manager

Remuneration: Fees are subject to negotiation and must not exceed established market rates.

Application Instructions:

  1. A cover letter is mandatory to be considered. Cover letters should detail how you fit the opportunity, your desired salary and current availability.
  2. To apply for this opportunity, please submit your Cover letter and CV by clicking the APPLY NOW link.
  3. Only successful candidates will be contacted. No phone calls please.

At Alinea International we value equity, diversity and inclusivity in everything we do. We are an equal opportunity employer opposed to all forms of discrimination. We actively seek and encourage applications from people of diverse backgrounds recognizing that an inclusive workforce enriches our organisation and achieves smarter, more innovative results.

Alinea is committed to safeguarding children and vulnerable adults. Given the nature of our work, candidates will be subjected to due diligence checks and to enhanced background checks as appropriate.

About Alinea International Ltd.

Alinea is an international development consultancy providing technical and management expertise that helps people improve their lives. We work with governments, investors, companies and communities to create lasting change. Over 35 years, Alinea has successfully delivered more than 515 projects worldwide.

About the Project

The Expert Deployment Mechanism for Climate Action in Africa Project deploys Canadian climate change experts to partner with governments, NGOs and the private sector in Sub-Saharan Africa countries. Building on progress made in achieving climate change mitigation and adaptation commitments in Sub-Saharan Africa, the Project provides targeted, short-term technical assistance and capacity building in support of implementation of the Paris Climate Agreement across the region – with a focus on increasing women’s capabilities to fully participate as active agents of change.

Key Responsibilities

The Project Coordinator will be responsible for the logistical and administrative aspects of the Project. The Project Coordinator will report to the PM.

Responsibilities of the Project Coordinator include, but are not limited to, the following:

  • Ensuring that all logistical arrangements are in place for the technical experts being deployed
  • Ensuring that all logistical arrangements are in place for Recipient Organizations, including training, conference participation and South-South exchanges
  • Managing the procurement of goods and services in accordance with the approved Procurement Policies and Procedures
  • In accordance with the approved Standard Operating Procedures, negotiating and preparing the contracts with the technical experts
  • In accordance with the approved Standard Operating Procedures, administering processes and procedures to deploy and monitor the technical experts, and as necessary, the management of unforeseen human resource issues (e.g., medical leave, poor performance)
  • Responding to inquiries from stakeholders within a reasonable time period
  • Providing and managing administrative services necessary to generate all reports required under the Project
  • Establishing and maintaining efficient administrative systems, including filing and inventory
  • Conducting research and tracking high-level events relevant to the Project
  • Populating and maintaining stakeholders’ database (TEs, partners and recipients)
  • Supporting project communications outreach
  • Supporting project committees including taking and circulating minutes
  • Ensuring that all logistical arrangements are in place for the coordination and execution of project committees and events (e.g., PSC, SC, travel arrangements, coordinating participation with committee members etc.)
  • Following up with different team members to ensure timelines are being met.

Academic Qualifications and Experience:

Mandatory:

  • College diploma (e.g., business administration or public administration, project management certificate) or undergraduate degree (i.e., bachelor or equivalent);
  • Minimum of three years of working experience as a project coordinator
  • Demonstrated experience coordinating projects with dispersed resources in two or more developing countries
  • Fluency in English and French (Spanish and Portuguese are an asset)

Desirable:

  • Ability to work independently and as part of a team
  • Excellent management skills
  • Excellent presentation skills
  • Ability to adapt to changing environments and timelines
  • Willingness to travel internationally
  • Excellent attention to detail
  • Exceptional interpersonal, written, and verbal communication skills
  • Excellent organizational skills including the ability to organize priorities based on deadlines
Version française

Poste: Aide de projet

Date limite de demande: 16 novembre 2022

Type d’emploi:  Permanent à temps plein

Lieu: Gatineau, Québec

Sous la responsabilité de: Chef de projet

Rémunération: Les honoraires font l’objet de négociations et ne doivent pas dépasser les taux du marché établis.

Mise en Candidature:

  1. Une lettre de motivation avec un CV est obligatoire pour être pris en considération. La lettre de motivation doit préciser en quoi vous correspondez à l’opportunité, vos honoraires journaliers et votre disponibilité actuelle.
  2. Pour postuler à cette opportunité, veuillez cliquer sur le lien Postuler maintenant.
  3. Seuls les candidats retenus seront contactés. Pas d’appels téléphoniques s’il vous plaît.

Chez Alinea International, nous valorisons l’équité, la diversité et l’inclusion dans tout ce que nous faisons. Nous sommes un employeur qui prône l’égalité des chances et s’oppose à toute forme de discrimination. Nous recherchons et encourageons activement les candidatures de personnes d’origines diverses, en reconnaissant qu’une main-d’œuvre inclusive enrichit notre organisation et permet d’obtenir des résultats plus intelligents et plus innovants.

Alinea s’engage à protéger les enfants et les adultes vulnérables. Étant donné la nature de notre travail, les candidats seront soumis à des contrôles de diligence raisonnable et à des vérifications approfondies de leurs antécédents, le cas échéant.

À propos d’Alinea International Ltd.

Alinea est un cabinet de conseil en développement international qui fournit une expertise technique et de gestion pour aider les gens à améliorer leur vie. Nous travaillons avec des gouvernements, des investisseurs, des entreprises et des communautés pour créer des changements durables. En 35 ans, Alinea a mené à bien plus de 515 projets dans le monde entier.

A propos du projet

Le projet de Mécanisme de déploiement de spécialistes pour Action climatique en Afrique déploie des spécialistes canadiens en matière de changement climatique pour établir des partenariats avec des gouvernements, des ONG et le secteur privé dans les pays d’Afrique subsaharienne. S’appuyant sur les progrès accomplis dans la réalisation des engagements en matière d’atténuation et d’adaptation aux changements climatiques en Afrique subsaharienne, le projet fournit une assistance technique et un renforcement des capacités ciblés et à court terme pour soutenir la mise en œuvre de l’Accord de Paris sur le climat dans toute la région – en mettant l’accent sur l’augmentation des capacités des femmes à participer pleinement en tant qu’agentes actives du changement.

Responsabilités clés

L’aide de projet sera responsable des aspects logistiques et administratifs du projet. L’aide de projet rendra compte au chef de projet.

Les responsabilités de l’aide de projet comprennent, sans s’y limiter, les éléments suivants :

  • S’assurer que toutes les dispositions logistiques sont en place pour les spécialistes techniques déployés.
  • S’assurer que tous les arrangements logistiques sont en place pour les organisations bénéficiaires, y compris la formation, la participation aux conférences et les échanges Sud-Sud.
  • Gérer l’achat de biens et de services conformément aux politiques et procédures d’achat approuvées.
  • Conformément aux procédures opérationnelles standard approuvées, négocier et préparer les contrats avec les spécialistes techniques.
  • Conformément aux procédures opérationnelles standard approuvées, administrer les processus et les procédures de déploiement et de suivi des spécialistes techniques et, le cas échéant, la gestion des problèmes imprévus en matière de ressources humaines (par exemple, congé médical, mauvaises performances).
  • Répondre aux demandes de renseignements des parties prenantes dans un délai raisonnable
  • Fournir et gérer les services administratifs nécessaires à la production de tous les rapports requis dans le cadre du projet.
  • Établir et maintenir des systèmes administratifs efficaces, y compris le classement et l’inventaire.
  • Effectuer des recherches et suivre les événements de haut niveau relatifs au projet.
  • Remplir et maintenir la base de données des parties prenantes (Spécialistes techniques, partenaires et bénéficiaires)
  • Soutenir la communication du projet
  • Soutenir les comités de projet, notamment en rédigeant et en diffusant les procès-verbaux.
  • S’assurer que tous les arrangements logistiques sont en place pour la coordination et l’exécution des comités et des événements du projet (par exemple, comité de pilotage du projet, arrangements de voyage, coordination de la participation avec les membres du comité, etc.)
  • Suivi des différents membres de l’équipe pour s’assurer que les délais sont respectés.

Qualifications académiques et expérience:

Obligatoire :

  • Diplôme d’études collégiales (p. ex. administration des affaires ou administration publique, certificat en gestion de projet) ou diplôme de premier cycle (c.-à-d. baccalauréat ou équivalent);
  • Minimum de trois ans d’expérience professionnelle en tant qu’aide de projet.
  • Expérience avérée de la coordination de projets avec des ressources dispersées dans deux pays en développement ou plus.
  • Maîtrise de l’anglais et du français (l’espagnol et le portugais sont un atout)

Souhaitable :

  • Capacité à travailler de manière indépendante et en équipe.
  • Excellentes compétences en matière de gestion
  • Excellentes compétences en matière de présentation
  • Capacité à s’adapter à des environnements et des délais changeants.
  • Volonté de voyager à l’étranger
  • Excellente attention aux détails
  • Compétences exceptionnelles en matière de communication interpersonnelle, écrite et verbale.
  • Excellent sens de l’organisation, y compris la capacité d’organiser les priorités en fonction des délais.

 

Job Features

Job CategoryEDM-CAA
Thank you for your interest in Alinea International. Only shortlisted applicants will be contacted; no telephone enquires please.